Je herkent het vast wel: maanden werken aan een groot project, eindeloze inzet van collega’s, stapels uren en een stroom aan facturen… Maar dan - zodra alle rook opgetrokken is - blijft die ene belangrijke vraag staan: hebben we hier eigenlijk iets aan verdiend?
Waarom blijft de uitkomst zo lang onduidelijk?
Veel bedrijven werken nog met losse systemen: Excel, een boekhoudpakket, een aparte urenregistratie of projecttool. Wat ontbreekt is het totaaloverzicht: de actuele stand van zaken, die écht richting geeft. Uren, kosten, voortgang, marge; je ziet slechts flarden. De waarheid komt pas achteraf boven tafel, wanneer bijsturen geen optie meer is.
Wat zijn de gevolgen?
- Te veel uren op een project zonder dat je het merkt
- Je merkt te laat dat deadlines verschuiven of dat er werk bij komt.
- Verlieslatende projecten blijven ongemerkt doorgaan
- Je stuurt op onderbuikgevoel, niet op actuele cijfers
Check voor jezelf: heb jij nu actueel inzicht in je projecten?
- Weet je vandaag wat de actuele marge is per project?
- Zie je wie (te veel) uren maakt op welk onderdeel?
- Kun je tijdig ingrijpen als het project uitloopt?
- Komen alle kosten, inclusief inhuur en materiaal, automatisch op het juiste project terecht?
Of moet je dat allemaal handmatig uitzoeken achteraf?
Een voorbeeldje uit de praktijk
Een van onze klanten liep hier dagelijks tegenaan...Voor ieder project werd met zorg een sluitende raming opgesteld: interne uren, inhuur, materiaalverbruik; alles keurig op voorhand begroot. Maar na verloop van tijd vervaagde het overzicht. Uren van eigen medewerkers verdwenen in het ERP-systeem, de kosten voor inhuur en materiaal werden bijgehouden in losse Excel-bestanden, terwijl de financiële verwerking haar weg vond naar het boekhoudpakket. Een eenduidig beeld van de stand van zaken? Dat bleef uit. Dat maakte bijsturen praktisch onmogelijk.
In de oude situatie:
- Informatie was verspreid over meerdere systemen
- Geen centraal inzicht in de actuele status van een project
- Projectrapportages vereisten handmatige exports en kostten veel tijd
- De marge was pas ná afloop inzichtelijk
- Kosten lieten zich lastig tussen systemen verplaatsen
- Dubbele administratie en fouten lagen op de loer
Na de oplossing die wij voor deze klant hebben voorgesteld en ingericht, is dat nu compleet anders.
De klant kan nu in één omgeving alles vastleggen:
In de nieuwe situatie:
- Uren, inhuur, materiaalverbruik én financiële kosten worden centraal vastgelegd
- Zowel de financiële administratie als de projectadministratie worden automatisch bijgewerkt
- Alle kosten worden direct op het juiste project geboekt, op het juiste moment
- Eén handeling, één omgeving, altijd actueel inzicht
- Tussentijds rapporteren kost nauwelijks moeite
- Er is grip op marge én voortgang, ook tijdens het project
Het resultaat? Overzicht, snelheid en rust. En grip op het rendement van je projecten.
Hoe zit dat bij jou?
Stel je voor dat je tijdens het project al kunt zien hoe het ervoor staat. Met actuele kosten, opbrengsten en marge.
Zou je dan eerder kunnen bijsturen? Betere beslissingen nemen? Projecten winstgevender maken?
Herkenbaar? In de komende weken deel ik ideeën over hoe je dit soort inzichten wél kunt krijgen. Volg me als je dit interessant vindt. Of laat in de reacties weten hoe jij dit nu aanpakt.