Veel mkb-bedrijven vertrouwen op een palet aan losse tools: hier een boekhoudpakket, daar een CRM-systeem, een planningsapp ergens op de achtergrond. En voor alles wat nergens écht past, een Excelbestand. Op het eerste gezicht lijkt het werkbaar. Tot je je afvraagt: wat kost die versnippering je eigenlijk aan tijd (en dus geld)?
Uit meerdere onderzoeken blijkt dat bedrijven veel tijd verliezen door het werken met slecht gekoppelde of niet-geïntegreerde software. Zo besteden medewerkers gemiddeld 11,6 uur per week aan het zoeken naar informatie in verschillende systemen, volgens onderzoek van Forrester en Airtable.
Ook wordt daarin gesteld dat het oplossen van fouten en de afstemming tussen afdelingen gemiddeld nog eens 12 uur per week per medewerker kost. En volgens de Boston Consulting Group verliezen bedrijven met veel interne silo’s tot wel 15 procent van hun totale capaciteit aan overbodige taken en inefficiëntie.
Reken maar uit: in een team van tien medewerkers loopt dat al snel op tot zo’n 460 uur per maand. Tegen een gemiddeld uurtarief van €50 betekent dat meer dan €23.000 aan verloren productiviteit. En dat elke maand weer.
Voorbeeld uit de praktijk
Een productiebedrijf in Overijssel werkte met zeven verschillende tools – van Exact tot Trello en TimeChimp. Verkoop en planning liepen langs elkaar heen, terwijl Excel wanhopig dienstdeed als lijm tussen de systemen. Sinds de overstap naar de software van Odoo besparen ze wekelijks 15 uur aan handmatige afstemming. Bovendien hebben ze nu, voor het eerst, altijdm en overal inzicht in zowel hun projecten als hun voorraad.
Herken je deze signalen?
- Je voert gegevens vaker dan één keer in
- Excel fungeert als verbindende laag tussen tools
- Verschillende afdelingen hebben eigen ‘waarheid’
- Projectinformatie staat verspreid over meerdere plekken
- Je mist real-time inzicht of overzicht
Dan is het tijd voor een alles-in-één oplossing
Wat levert een geïntegreerd platform je op?
- Tijdwinst Geen dubbele invoer of heen-en-weer gemail. Alles centraal en actueel beschikbaar.
- Minder fouten Met één bron van waarheid is er minder verwarring, minder fouten en meer controle.
- Betere samenwerking Afdelingen werken in hetzelfde systeem en spreken dezelfde taal.
- Lagere kosten Geen losse licenties, koppelingen of maatwerkinterfaces; één pakket, helder kostenplaatje.
- Schaalbaarheid Nieuwe vestiging? Andere productlijn? Meer medewerkers? Een all-in-one platform groeit mee.
Welke tools vervang je met een systeem als Odoo?
- Boekhouding (bv. Exact, Twinfield)
- CRM (Pipedrive, HubSpot, Salesforce)
- Planning en projectmanagement (Excel, Trello, Asana)
- Urenregistratie (TimeChimp)
- Verkoop- en offertetools
- Voorraad- en magazijnbeheer
- E-commerce, webshopbeheer
- HR-processen (verlof, declaraties, contractbeheer)
Wanneer is all-in-one minder geschikt?
All-in-one software is niet altijd het antwoord. In sectoren met zeer specialistische processen – denk aan staalbewerking of medische R&D – sluiten gespecialiseerde softwaretools vaak beter aan. Ook bij een forse investering in bestaande systemen en maatwerkkoppelingen is een all-in-one oplossing niet per definitie de juiste keuze. Wat het best past, hangt sterk af van je specifieke eisen en wensen.
Tot slot: Minder systemen, meer grip
De wirwar aan losse tools verruilen voor één geïntegreerd platform brengt rust, overzicht en ruimte om te groeien. Je wint tijd, voorkomt fouten en herwint de controle over je processen; zónder gedoe met ingewikkelde koppelingen of zwaar IT-beheer.