Een handelsbedrijf besloot te investeren in een nieuw ERP-systeem. Om zo meer grip te krijgen op projecten, voorraden en facturatie. Maar zes maanden na de kick-off was het budget overschreden, liep de frustratie op de werkvloer hoog op, en wist niemand nog precies wie waarvoor verantwoordelijk was. Herkenbaar?
Het is helaas geen uitzondering. Volgens onderzoek van Gartner faalt tussen de 55% en 75% van alle ERP-implementaties of worden de oorspronkelijke doelstellingen niet gehaald. Dat is een pijnlijke realiteit voor veel organisaties die hoopten op verbetering, maar chaos terugkregen.
ERP-systemen worden vaak gepresenteerd als de ultieme oplossing voor versnipperde processen: één platform dat finance, voorraadbeheer, HR en CRM verbindt. Geen losse Excel-bestanden meer, geen eilandjes van informatie, maar één centrale waarheid. Maar zoals zo vaak zit de uitdaging niet in de techniek – maar in de mensen, processen en verwachtingen daaromheen.
Hoe kan dat?
Een veelvoorkomende oorzaak is onderschatting van de impact. Bedrijven beginnen vol enthousiasme, maar hebben vaak een te rooskleurige blik op wat een ERP-systeem ‘even’ kan oplossen. Het management is onvoldoende voorbereid, medewerkers voelen zich overvallen, of de communicatie rondom het project blijft vaag.
Een andere valkuil: het systeem direct volledig op maat maken, om zo bestaande processen digitaal te kopiëren. Maar wie rommel digitaliseert, krijgt digitale rommel terug.
Wat werkt dan wél?
Succesvolle ERP-implementaties hebben één gemene deler: stapsgewijze aanpak. Begin klein – wij noemen het een Minimum Viable Product (MVP) – zodat gebruikers kunnen wennen, processen worden getest en het draagvlak groeit. Kies voor standaarden waar mogelijk, zoals de robuuste, bewezen functionaliteiten van Odoo. Maatwerk klinkt aantrekkelijk (en kan ook), maar het levert vaak vertraging, kosten en complexiteit op.
Belangrijkste lessen:
- Stel duidelijke prioriteiten. Niet alles hoeft tegelijk.
- Betrek de gebruikers. Zij moeten er tenslotte mee werken.
- Laat het systeem voor je werken. Probeer het ERP niet te forceren in je oude manier van werken.
- Communiceer helder. Over doelen, verantwoordelijkheden en planning.
ERP-implementaties zijn geen IT-projecten, maar verandertrajecten. En verandering vraagt om aandacht, realisme en een beetje geduld.