In 2018 stapte Cyko Hydrauliek (Goor) over van een boekhoud-programma naar Odoo. De specialist in cilinderrevisie en -nieuwbouw kon alle bedrijfsprocessen onderbrengen in dit online ERP-systeem. Zo maakten de orderbriefjes plaats voor digitale communicatie via één cloudpakket. “Het systeem is nu voor ons aan het werk. Doordat je in één systeem werkt, werk je sneller en kan je alles makkelijk terugvinden. We werken nu bijna papierloos en besparen zeker 10 à 20 uur per week,” aldus Cyril Kortenhorst, directeur en eigenaar van Cyko.
Aanleiding
Voorheen werkte Cyko met een bekend boekhoudpakket. Volgens Cyril een prima systeem, maar vooral qua voorraadbeheer en productie liepen ze tegen de grenzen aan. “Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van orders en het instellen van productietijden. We wilden ook meer mogelijkheden in het vastleggen van artikelgegevens en artikelgroepen. En meer inzichten om de inkoop te kunnen optimaliseren.”
We besparen zeker 10 à 20 uur per week bij onze administratie en voorraadbeheer.
Ervaringen
In Odoo legt Cyko alle bedrijfsprocessen vast. Van boekhouding, inkoop, verkoop, voorraad tot en met productie. Cyril is tevreden met de nieuwe werkwijze: “Doordat je in één systeem werkt, staat alles bij elkaar en heb je snel inzicht. Prijzen, documenten, notities: alles is met een klik beschikbaar. Je volgt simpelweg het proces, het systeem is voor je aan het werk. Alle stappen in het proces zijn traceerbaar en je kan makkelijk iets terugvinden. Dat scheelt veel gedoe! Daardoor kan ik me meer richten op het controleren van zaken als orders, facturatie en inkoop.”
Voorraadbeheer
De voorraad beheert Cyko in Odoo en verloopt deels geautomatiseerd. Als de minimale voorraad in beeld komt, geeft het systeem automatisch een besteladvies. Voor de minder gangbare onderdelen gebeurt dit nog handmatig. Dit om te voorkomen dat dure onderdelen lang blijven liggen. Cyril: “We hebben nu de voorraad onder controle. Dat betekent in ons geval minder voorraad, minder vaak misgrijpen en sneller de eindbalans opmaken. Ook kunnen we nu sneller inkopen en bestellingen handig combineren. Wat ons weer besparingen oplevert bij de inkoop en vrachtkosten.”
De investering is beperkt en je kan klein beginnen.
Productie
Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan het digitaliseren van de productie- en serviceprocessen. In plaats van handgeschreven briefjes leggen de monteurs de uitgevoerde werkzaamheden direct via een tablet digitaal vast. Dit geldt ook voor het aantal bestede uren en de verbruikte materialen; het systeem boekt deze gelijk af op de voorraad. “Alle items worden in Odoo direct op de order geboekt. Op kantoor printen we na controle automatisch de pakbon, waarna de factuur digitaal naar de klant wordt verzonden. Dit bespaart ons veel tijd en voorkomt fouten,” vertelt Cyril.
Boekhouding
Ook de financiële administratie verloopt nu grotendeels geautomatiseerd. Cyril gebruikt ‘scan en herken’ bij inkoopfacturen en de automatische bankkoppeling. Dit levert volgens Cyril veel voordeel op. “Het boeken van inkoopfacturen is nu zo gebeurd en kan ik zelf doen. Via de bankkoppeling is het afstemmen van bankmutaties met inkoop- en verkoopfacturen ook zo gedaan. Dit scheelt natuurlijk veel tijd. Ook blijft onze administratie nu makkelijk up-to-date. Daardoor hebben we zicht op actuele cijfers en zijn we verlost van losse Excel-lijstjes.”
Al met al denkt Cyril zeker 10-20 uur per week aan tijd te besparen. “Hierdoor krijg je rust. De vrijgekomen tijd kan je weer aan andere belangrijke zaken besteden.”
In de toekomst denkt Cyril ook gebruik te gaan maken van geïntegreerde e-commerce. “Met de mogelijkheid om gelijk een online offerte te kunnen downloaden.”
We hebben nu minder voorraad en grijpen nauwelijks nog mis.
Over Cyko Hydrauliek
Cyko Hydrauliek in Goor is gespecialiseerd in cilinderrevisie en cilindernieuwbouw. Ook levert Cyko aggregaten en ontwikkelen ze systemen op maat. Dit gebeurt in eigen huis of bij de klant op locatie. Cyko is gevestigd in een modern pand dat aan alle moderne eisen voldoet. Met het geavanceerde machinepark kan een grote diversiteit aan cilinders worden gebouwd en gerepareerd. Het personeel bestaat uit zo’n zes ervaren medewerkers. Dit alles maakt dat het bedrijf staat voor hoge kwaliteit, betrouwbaarheid, goed advies en flexibiliteit.